STRATEGI PENATAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN FAKULTAS HUKUM KE DIREKTORAT PERPUSTAKAAN UII

Abstract

Pemindahan koleksi tidak dapat dilakukan secara asal saja, semua harus tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan karena berkaitan dengan kapasitas dan kualitas termasuk berapa rak buku yang dipindahkan, rak buku yang ditata, jumlah koleksi secara keseluruhan, jumlah tenaga yang terlibat dan anggaran yang dikeluarkan. Instrumen-instrumen harus dibuat dan disediakan untuk keperluan data. Rencana perlu dibuat agar tidak mulur dari waktu, perlu timeline untuk menentukan kapan pekerjaan itu harus dimulai dan kapan harus selesai. Inventarisasi kebutuhan ruang dan rak perlu ditentukan tempatnya untuk segera dipersiapkan, sterilisasi dan pembebasan ruang dapat dilakukan untuk memperhitungkan kapasitas ruang dan ketersediaan rak disiapkan lepas dari fungsi dankegunaan yang lain. Setelah ruangan tersedia dapat dimulai melakukan pengambilan rak koleksi dari fakultas hukum, untuk mempercepat proses pindahan direktorat perpustakaan tidak dapat menunggu koleksi itu dikirim dari fakultas, jadi harus “jemput bola” agar sistem estafet kerja dapat berjalan efektif dan efisien dalam penyelesaiannya. Pengambilan koleksi dilakukan setelah ruang dan rak tertata siap untuk menampung koleksi fakultas hukum. Pengambilan koleksi disesuaikan dengan nomor urut klasifikasi atau nomor subjek yang dijadikan sebagai nomor panggil koleksi (call number), dari awal disepakati pengambilan dimulai dari nomor yang paling kecil, atau dari koleksi-koleksi umum menurut Dewey Decimal Classification (DDC). Secara bertahap penataan koleksi harus menyesuaikan juga dengan tahapan pengambilan koleksi, hal itu dimaksudkan agar tidak terlalu banyak mengelokpokkan nomor label bendelan koleksi dan tidak bingung mengaitkan nomor bendelan dan nomor klasifikasinya dalam bendelan tersebut. Dari rangkaian proses kegiatan kerja penataan ini akan diketahui juga kalau misalnya terjadi kesalahan penomoran bendel pada saat pengambilan koleksi dari rak untuk dibendel, dengan urutan nomor klasifikasi pada bendelan apabila sudah diurutkan untuk ditata di rak. Makanya penataan di rak disamping harus sesuai dengan penomoran bendel dan nomor klasifikasi harus dilakukan sekalian dengan juga pengurutan nomor klasifikasinya antara bendel yang satu dengan bendel yang lainnya (shelving). Setelah semuanya tertata dan sesuai urutan nomor klasifikasi (aturan shelving) baru dilakukan pelepasan tali ikatan bendelannya.